03-07-2023
노동법 소송에 승패 여부는 주로 인사 파일(personnel folder)에 기록이 얼마나 잘 되어있냐에 따라 판가름이 나곤 합니다. 캘리포니아 고용주들이 “소송 전” 에 직원의 변호사로부터 인사 자료를 요청하는 편지를 받게 되는 경우, 어떻게 대처하는게 고용주 입장에서는 분쟁의 리스크를 최소화할 수 있을까요?
캘리포니아 고용주 입장에서는 가장 신중하게 대처해야 하는 노동법 이슈중에 하나가 되겠습니다. 법에 따라서 직원 또는 대리인이 인사 파일을 검사(inspection)하고 복사할 권리가 있습니다. 직원은 또한 자신이 서명한 모든 고용 문서의 사본을 받을 권리가 있습니다.
고용주는 노동법 섹션 1198.5 인사 파일 요청을 받은 날로부터 30일 이내에 제공해야 합니다.
고용주는 이전 직원(former employees)의 인사 기록 검사 및 사본 요청을 1년에 한 번만 수락해야 합니다. 이전 직원은 우편 비용을 고용주에게 상환하는 경우 우편으로 사본을 받을 수 있습니다.
노동법 소송을 경험해보신 고용주 분들은 직원의 인사 자료(entire personnel folder)를 discovery 라는 소송 절차를 통해서 원고(직원)에게 제공해야 한다는 것을 잘 알고 계실겁니다. 소송이 이미 제기되었다면 어쩔수 없지만, 소송 전에 이러한 인사파일 요청을 받았다면 상황이 많이 다를 수 있습니다.
아무런 준비없이 기록을 넘겨주는 것은 상대방(직원)에게 노동법 소송을 제기하라는 뜻과 다름이 없구요. 완벽한 인사 파일을 보관하는 회사는, 특히 small business 는 사실 생각보다 많지 않은게 사실입니다. 어떤 고용주 분들 중에는 아예 인사 폴더(personnel folder)도 보관하지 않는 분들이 있으시리라 생각합니다.
한가지 중요한 tip 이 있다면 많은 노동법 클레임이 직원의 상해보험 건을 발단으로 발생하는 경우가 상당히 많습니다. 직원이 다치면 직원 상해보험 변호사로부터 소환장을 받게됩니다. 소환장을 보면 직원의 모든 인사 자료를 요청하고 있구요. 위에 말씀 드린것처럼 copy 비용의 check 까지 소환장과 함께 오기도 합니다.
Workers’ compensation 변호사들이 자료를 요구하는 가장 큰 이유는 직원의 업무 시간과 임금 내력을 알기 위해서구요. 그래야만 보상 급료을 책정할 수 있기 때문입니다. 따라서 제대로 찍히지 않은 timecard 라든가 임금 명세서를 건네주는 일은 위험한 일입니다. 하지만 많은 고용주들은 상해 보험이 cover해주기 때문에 특별히 신경쓰지 않고 그러한 사본을 제공하는 경우가 많습니다. 직원의 상해보험 변호사는 캘리포니아 노동법을 준수하지 않은 허술한 인사 기록을 받는다면, 노동법 소송까지 제기하고 있다는 사실을 염두에 두셔야 합니다.
직원의 인사폴더라면 통상적으로 어떤 종류의 인사기록 또는 서류가 포함되나요?
일반적으로 “인사 기록”으로 간주되는 기록은 승진, 추가 보상 또는 해고를 포함한 징계 조치에 대한 직원의 자격을 결정하는 데 사용된 기록입니다.
다음은 “인사 기록”의 몇 가지 예입니다 (이 목록이 모든 것을 포함하지는 않음).
- 채용 지원—-application
- 급여 승인 양식—payroll authorization
- 표창, 경고, 징계 및/또는 해고 통지—notice, warning,
- 정리 해고, 휴직 및 휴가 통지—-vacation, lay off, sick leave
- 임금 압류 또는 압류 통지—wage attachments
- 교육 및 훈련 통지 및 기록—-성희롤 training 기록
- 성과 평가/검토—performance review
- 출석 기록
물론, 포함되지 않은 서류들도 있습니다.
- 형사 범죄의 수사에 관한 기록.
- 입사시 제출된 추천서
- 다음과 같은 등급, 보고서 또는 기록:
– 고용인이 고용되기 전에 얻은 것.
– 확인 가능한 심사위원이 준비함.
– 승진 시험과 관련하여 취득한 것.
인사폴더 요청을 받으면 받은후 몇 일 이내에 제공해야하나요?
위에서 말씀 드린것처럼 30일내에 제공이 되어야합니다. 한 가지 예외가 있다면, 급여 기록은 서면 요청 후 21일 이내에 직원 (현직 또는 이전)이 모든 급여 기록을 검사하거나 사본을 받을 수 있는 액세스 권한을 제공할 것을 요구합니다. 다시 말해서, 고용주가 가장 조심스러운 임금 기록은 다른 인사기록보다 더 빠른 시일내에 제공해야한다는 뜻이 되겠습니다.
사실, 이러한 요청을 받거나 소송을 당했을 때, 지난 3, 4 년 전에 임금 기록을 고칠 수는 없습니다. 하지만, 기록을 제공할 경우에, 얼마까지 손해 배상 액수가 나올지, 어느 부분을 방어할 수 있는지 미리 알고 건네주는 게 올바른 방법이 되겠구요. 특히 요즘 흔하게 제기되는 PAGA claim 을 고려한다면 다른 모든 직원에게도 클레임을 제기한 직원과 같은 violation 있는지, 다른 직원은 해결책이 있는지 등등을 미리 분석을 하고 대응할 준비를 하는 것이 damage를 최소화 할수 있는 가장 효율적인 방법라고 볼 수 있겠습니다.
인사 파일 요청을 거부하는 경우 고용주에게 어떤 불이익이 있을까요?
노동법 섹션 1198.5를 준수하지 않은 고용주에 대해 벌금 $750.00 청구가능합니다.
고용주 입장에서 벌금을 내는것은 그다지 기분 좋은 일은 아닙니다. 하지만, 직원이 많을경우 아니면 직원이 오래 일했을 경우, 기록 검토가 늦어질수도 있고 기록 찾는데에만 시간이 꽤 걸릴수 있습니다. 이럴 경우에는 벌금 $750을 지불하더라도 준비되고 검토된 기록을 전달하는게 벌금 액수보다 월등하게 많을 수 있는 손해 배상 액수를 줄일 수 있는 지혜로운 방법이 되겠습니다.